Делопроизводство + Cловарь терминов по делопроизводству

Cловарь терминов по делопроизводству

Здесь приведены наиболее часто применяемые термины, получившие отражение в нормативно-технических разработках, государственных стандартах, рекомендациях международной организации по стандартизации.

Адресат: - получатель.
Адресант: - отправитель.
Акт: - документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий установленные факты или события.
Акцепт: - согласие на предложение вступить в сделку, заключить договор на условиях, указанных в предложении.
Анкета: - документ, представляющий собой трафаретный текст, содержащий вопросы по определенной теме и место для ответов (или ответы) на них.
Аннотация: - краткое изложение первоисточника.
Архивная выписка: - дословное воспроизведение части текста документа, хранящегося в архиве, заверенное в установленном порядке.
Архивная справка: - справка об имеющихся в документальных материалах архива сведениях по определенному вопросу, теме, предмете или биографических сведениях, заверенная в установленном порядке.
Аспект: - точка зрения, с которой производится поиск документа или извлечение из него необходимых сведений.
Бланк: - белый лист с частично напечатанным текстом и пробелами, которые заполняются актуальной информацией (например, анкетный Б.).
Ведомость: - перечень каких-либо данных (сведений), расположенных в определенном порядке (платежная В., оборотная В. и т.п.).
Виза: - подпись, подтверждающая факт ознакомления должностного лица с документом.
Внутренний адрес письма: - наименование и адрес организации или фамилия и адрес лица, которому направлено письмо.
Внутренний документ: - документ, предназначенный для использования тем учреждением, в котором он создан.
Входящий документ: - документ, поступивший в учреждение.
Выписка: - копия части текстового документа.
Государственная тайна: - защищаемые государством сведения в области его военной, внешнеполитической, экономической, разведывательной, контрразведывательной и оперативно-розыскной деятельности, распространение которых может нанести ущерб безопасности Российской Федерации.
График: - текстовой документ, отражающий, как правило, план работы с точными показателями норм и времени выполнения.
Гриф: - пометка, указывающая на особый характер или особый способ пересылки деловой корреспонденции ("секретно", "срочно", "не подлежит оглашению", "лично").
Гриф секретности: - реквизиты, свидетельствующие о степени секретности сведений, содержащихся в их носителе, проставляемые на самом носителе и(или) в сопроводительной документации на него.
Дата: - число, месяц и год составления или подписания документа, указанные на нем арабскими цифрами.
Дело: - единица хранения письменных документов в архиве, помещенных в отдельную папку.
Деловое письмо: - документ, применяемый для связи, передачи информации на расстояние между двумя корреспондентами, которыми могут быть и юридические, и физические лица.
Делопроизводство: - ведение канцелярских дел, совокупность работ по документированию деятельности учреждений и по организации документов в них.
Директивный документ: - документ, содержащий обязательные к исполнению указания вышестоящих органов.
Доверенность: - документ, дающий полномочия его предъявителю на выполнение каких-либо действий от имени доверителя.
Договоренность: - документ, фиксирующий соглашение двух или нескольких сторон.
Докладная записка: - документ, адресованный руководству, в котором излагается какой-либо вопрос с выводами и предложениями составителя.
Документ: - информация на материальном носителе, имеющая юридическую силу.
Документооборот: - 1) движение документов в учреждении с момента их получения или создания до завершения исполнения или отправки; 2) количество входящих, внутренних и исходящих документов учреждения за определенный период времени.
Досье: - документы, относящиеся к какому-либо делу.
Дубликат: - экземпляр документа, составленный взамен отсутствующего подлинника и имеющий одинаковую с ним юридическую силу.
Заявление: - документ, содержащий просьбу или предложение лица (лиц) учреждению или должностному лицу (например, 3. о приеме на работу, 3. о предоставлении отпуска и т.д.).
Извещение: - документ, информирующий о предстоящем мероприятии (заседании, собрании, конференции) и содержащий предложение принять участие.
Индекс: - условное обозначение, присваиваемое документу в процессе учета (регистрации) и исполнения.
Индексация: - проставление индекса.
Индекс дела: - порядковый номер дела по номенклатуре и условное обозначение структурной части учреждений, проставляемые на обложке дела.
Инициативный документ: - документ, послуживший началом рассмотрения определенного вопроса.
Исходящий документ: - документ, отправленный из учреждения.
Классификационный индекс: - условное обозначение (цифровое, буквенное, смешанное), присваиваемое классификационным делением схемы классификации и проставляемое на карточках систематического и других каталогов. Может проставляться и на документах, и на делах.
Консервация документа: - предохранение документа от разрушающего действия внешней среды.
Контракт: - договор об установлении, изменении или прекращении правоотношений.
Контрольный лист: - талон для индивидуальной регистрации документов, включающий резолюцию и тему письма.
Корреспондент: - учреждение или отдельное лицо, с которым ведется переписка.
Кредит: - включенная в смету сумма, в пределах которой разрешен расход на определенную потребность.
Лимит: - документ, определяющий предельный размер ассигнований денежных средств, отпуска материалов и т.д. из государственных фондов.
Лицевой счет: - бухгалтерский документ, отражающий передачу какого-либо конкретного вида средств (материалов, инструментов, продукции, зданий и т.д.) определенной организации или лицу и содержащий денежные расчеты с ним.
Личное дело: - дело, включающее документы о каком-либо лице (о его биографии, образовании, трудовой или общественной деятельности).
Машиночитаемый текст: - документ, использование которого требует применения специально предназначенных технических средств.
Наряд: - документ, содержащий сведения о распределении работ между рабочими-сдельщиками, учет выработки и расчет причитающейся им заработной платы.
Наряд-заказ: - плановое задание руководителя учреждения подчиненному предприятию или руководителя предприятия цеху о выполнении определенной работы.
Номенклатура: - перечень наименований.
Номенклатура дел: - систематизированный перечень или список наименований дел, заводимых в делопроизводстве учреждения.
Номер входящего письма: - регистрационный номер документа, проставляемый адресатом.
Номер исходящего дела: - регистрационный номер документа, проставляемый отправителем.
Нормативные документы: - документы, в которых устанавливаются какие-либо правила, нормы.
Нормативы: - документы, содержащие показатели затрат времени, материальных или денежных ресурсов, показатели изготовляемой продукции, приходящиеся на какую-либо единицу (изделие, операцию и т.д.).
Нормы: - документ, содержащий сведения об установленных величинах чего-либо (Н. выработки, Н. выдачи чего-либо).
Объяснительная записка: 1) - документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа (плана, отчета, проекта);; 2) - сообщение должностного лица, поясняющее какое-либо действие, факт, происшествие, представляемое вышестоящему должностному лицу.
Опись: - юридически оформленный перечень документов.
Оригинал документа: 1) - первоначальный экземпляр документа;; 2) экземпляр документа, являющийся исходным материалом для копирования.
Особые отметки: - отметки о степени секретности и срочности исполнения документов.
Отчет: - документ, содержащий сведения о подготовке и проведении работ, об итогах выполнения планов, заданий, командировок и других мероприятий, представляемый вышестоящему учреждению как должностному лицу.
Оферта: - см. Предложение.
Официальные документы: - документы, составленные учреждением или должностным лицом и оформленные в установленном порядке.
Письмо: - обобщенное наименование различных по содержанию документов, служащих средством общения между учреждениями, частными лицами.
Повестка: - официальное сообщение частному лицу с предложением куда-либо прийти или учреждению - выслать своего представителя.
Подлинник документа: - 1) документ официального происхождения в окончательной редакции, удостоверенный соответствующим образом; 2) рукопись.
Подпись на документе: - подпись должностного лица или автора документа, удостоверяющая его подлинность или заверяющая копию документа.
Положение: 1) - правовой акт, устанавливающий основные правила организации и деятельности государственных органов, структурных подразделений органа, а также нижестоящих учреждений, организаций и предприятий;; 2) - свод правил, регулирующих определенную отрасль государственного управления, политической, общественной, культурной или хозяйственной жизни.
Предложение: - письменное заявление от имени предприятия, адресованное другому предприятию, о готовности заключить с ним договор на определенных условиях; оферта.
Предметный каталог: - каталог документальных материалов, содержащий сведения о предметах (фактах, событиях, географических наименованиях) и лицах, которые упоминаются в документах, расположенных в алфавитном порядке.
Предметный указатель: - указатель основных предметных (тематических) обозначений, расположенных в алфавитном порядке.
Представление: - документ, содержащий предложение о назначении, перемещении или поощрении личного состава, а также рекомендацию определенных действий и мероприятий по вопросам деятельности учреждения.
Прейскурант: - перечень видов работ, услуг, продукции товаров и т.д. с указанием цен и расценок.
Претензионное письмо: - письмо, отправленное виновной стороной в случае невыполнения ею заключенных ранее договоров и разного вида обязательств.
Приказ: 1) - правовой акт, издаваемый руководителем органа государственного управления (его структурного подразделения), действующий на основе единоначалия, в целях разрешения основных и оперативных задач, стоящих перед данным органом. В отдельных случаях может касаться широкого круга организаций и должностных лиц независимо от подчиненности;; 2) - документ, выдаваемый органами государственного и ведомственного арбитража на обязательное исполнение его решения.
Программа: - документ, излагающий основные направления работы учреждения или предприятия на определенный период времени (производственная П.) или этапы и сроки осуществления крупных работ, испытаний.
Проект документа: - предварительный вариант документа, предназначенный для рассмотрения.
Протокол: - документ, содержащий последовательную запись хода обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов.
Распорядительные документы: - документы, в которых фиксируется решение административных и организационных вопросов.
Расписание: - объявление о времени, месте и последовательности совершения чего-либо.
Распоряжение: - правовой акт, издаваемый единолично руководителем, главным образом коллегиального органа государственного управления, в целях разрешения оперативных вопросов. Как правило, имеет ограниченный срок действия и касается узкого круга должностных лиц и граждан.
Регистрационная карточка: - карточка, предназначенная для регистрации документов в делопроизводстве учреждения.
Регистрационный номер документа: - порядковый номер, присваиваемый входящему или исходящему документу при его регистрации, являющийся частью делопроизводственного индекса или заменяющий его.
Регистрационный штамп: - штамп, содержащий название учреждения, дату регистрации, регистрационный индекс, номер дела, в которое будет помещен документ.
Регистрация документов: - запись в учетных формах (журналах, карточках и т.п.) кратких сведений о документе и проставление на документе делопроизводственного индекса и даты регистрации.
Реестр: - перечень (список) чего-либо, применяемый в бухгалтерском учете и делопроизводстве (например, Р. описей).
Резолюция: - решение, принятое совещанием, съездом, конференцией и т.п. по обсуждаемому вопросу.
Резолюция на документе: - письменное указание руководителя исполнителю о характере и сроках исполнения документа.
Реквизиты: обязательные элементы служебного документа.
Реквизит документа: - обязательный информационный элемент (автор, дата и т.п.), присущий тому или иному виду письменного документа.
Рекламационное письмо: - заявление об обнаружении недостачи, дефектов в полученной продукции или в выполненной работе.
Реферат: - краткое письменное изложение первоисточника.
Решение: 1) - правовой акт, принимаемый исполкомами Советов народных депутатов в коллегиальном порядке в целях разрешения наиболее важных вопросов их компетенции. Решениями именуются также совместные акты, издаваемые 'несколькими неоднородными органами - коллегиальными и действующими на основе единоначалия, государст-венными органами и общественными организациями и т.д.;; 2) - документ, содержащий заключение суда или арбитража по результатам разбора гражданского дела в суде или спорного вопроса в арбитраже; 3) резолю-ция собрания, совещания и т.д.
Свободное предложение: - предложение без обязательств. Если заказчик примет условия такого предложения, сделка считается заключенной.
Сдаточная опись: (разг.) - опись документальных материалов, составленная учреждением при передаче дел в архив.
Система документирования: - принятый в учреждении порядок создания, оформления и исполнения документов.
Служебная записка: - записка о выполнении какой-либо работы, направляемая должностным лицом другому должностному лицу.
Состав удостоверения: - подпись и печать.
Спецификация: - документ, содержащий подробное перечисление узлов и деталей какого-либо изделия, конструкции, установки и т.п., входящих в состав сборочного или монтажного чертежа.
Список: - перечисление лиц или предметов в определенном порядке, составленное в целях информации или регистрации.
Справка: 1) - документ, содержащий описание и подтверждение тех или иных фактов и событий;; 2) - документ, подтверждающий факты биографического или служебного характера.
Справочно-информационный фонд: - совокупность систематизированных произведений печати и неопубликованной научной и технической документации, использующихся в целях отраслевого информационного обслуживания.
Стандарт: - нормативно-технический документ, устанавливающий требования к группам однородной продукции и в необходимых случаях требования к конкретной продукции, правила, обеспечивающие ее разработку, производство и применение, а также требования к иным объектам стандартизации, устанавливаемые Госстандартом РФ. Стандартизация документов, применяемых в организационном и экономическом управлении, проводится на основе специальных постановлений Правительства РФ.
Стенограмма: - дословная запись докладов, речей и других выступлений на собраниях, совещаниях и заседаниях коллегиальных органов, осуществленная методом стенографии.
Счет: - документ, в котором указана причитающаяся за что-либо денежная сумма.
Табель: - перечень каких-либо показателей, составленный в определенном порядке (например, Т. отчетности, Т. успеваемости).
Таблица: - документ, содержащий текстовые или цифровые сведения, размещенные по графам.
Табуляграмма: - таблица, составленная табулятором на основе автоматического восприятия данных с перфокарт, перфолент и т.д.
Талон обратной связи: - документ, уведомляющий о получении чего-либо (информации, материальных ценностей, документов).
Твердое предложение: - предложение, оформляемое лишь для одного возможного заказчика (покупателя) с указанием срока, в течение которого поставщик связан этим предложением.
Тезаурус: - словарь-справочник, в котором перечисляются все лексические единицы информационно-поискового языка (дескрипторы) с их связями, а также синонимические дескрипторы и ключевые слова и словосочетания естественного языка.
Тезисы: - краткое изложение текста документа или выступления.
Телеграмма: - обобщенное название различных по содержанию документов, переданных по телеграфу.
Телекс: - телеграмма, посланная по телетайпу.
Телетайп: - телеграфный аппарат с клавиатурой типа пишущей машинки.
Текстовой документ: - документ, содержание которого изложено посредством любого вида письма.
Техническая документация: - обобщающее название документов, отражающих результат строительного и технологического проектирования, конструирования, инженерных изысканий и других работ по строительству зданий и сооружений и изготовлению промышленного производства.
Технологическая документация: - обобщающее название документов (чертежей, спецификаций, карт, инструкций и т.д.), предназначенных для описания и оформления технологических процессов.
Типовые документы: 1) - (тексты-аналоги) документы, отражающие однородные вопросы и составляемые по одинаковым образцам;; 2) нормативные и распорядительные документы, определяющие порядок работы учреждений (Т. устав, Т. структура) или отдельных ее сторон (Т. договор) и являющиеся образцами для составления учреждениями одно-именных документов с учетом специфики их деятельности.
Трафаретный документ: - документ, имеющий заранее отпечатанный стандартный текст (часть текста) и дополняющее его конкретное содержание.
Указание: 1) - правовой акт, издаваемый органом государственного управления преимущественно по вопросам информационно-методического характера, а также по вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций и других актов данного органа и вышестоящих органов управления;; 2) - документ, содержащий требования и необходимые разъяснения по отдельным вопросам проектирования и строительства.
Указатель: - систематизированное перечисление наименований, имен, предметов со справочными данными о них.
Факсимиле: 1) - воспроизведение техническими средствами точного изображения подписи, текста, сделанного от руки, копия документов, получаемых по факсу;; 2) клише, печатка, позволяющая многократно воспроизводить собственноручную подпись на деловом документе.
Физическое лицо: - гражданин, являющийся участником гражданских правоотношений (носителем гражданских прав и обязанностей).
Формуляр документа: - совокупность расположенных в установленной последовательности реквизитов документа (автор, адрес, дата, заголовок, содержание и т.п.).
Циркулярное письмо: - письмо, направленное из одного источника в несколько адресов.
Экспедиция: - специальный аппарат учреждения для приема документов.
Юридическое лицо: - учреждение, предприятие или организация, выступающее в качестве самостоятельного носителя гражданских прав и обязанностей.
Языковая формула: (документа) - слово, словосочетание, предложение или сверхфразовое единство, организующее основной текст (документа) и закрепленное за конкретным видом документа. Языковой формулой гарантийного письма служит конструкция: "Оплата гарантируется. Наш расчетный счет №... в... отделении... банка"; сопроводительного - "Направляю...", "Высылаю..." и т.д.